E-procurement : optimisez votre processus d’achat grâce à RAJA

L’e-procurement consiste à numériser entièrement votre processus d’achat, via un système centralisé. Cela vous offre de nombreux avantages en tant qu’entreprise. Acheter vos commandes plus rapidement et plus facilement ? Désormais, c’est possible en un rien de temps. Chez RAJA, nous croyons aussi à la puissance de l’e-procurement. C’est pourquoi nous proposons 4 solutions pour numériser votre processus d’achat. Nous montrons ci-dessous, étape par étape, comment l’e-procurement peut aider votre entreprise à s’optimiser encore plus rapidement.

1. Qu’est-ce que l’e-procurement ?

L’e-procurement désigne l’achat de biens ou de services à l’aide de systèmes informatiques. En général, ces processus se déroulent via Internet. Ceci est particulièrement pertinent pour le secteur B2B. L’e-procurement a été développé en premier lieu afin de faciliter l’achat de biens entre entreprises.

Avant la numérisation, une entreprise devait suivre de nombreuses étapes distinctes pour commander des marchandises. Cela se tenait souvent par e-mail, par téléphone ou même par courrier postal. À chacune de ces étapes, des erreurs (humaines) pouvaient se produire. Aujourd’hui, il est possible d’abréger considérablement ce processus. Grâce à l’e-procurement, l’achat de biens a lieu en grande partie par le biais d’un processus automatisé, parfois en cliquant sur un seul bouton.

2. Quels sont les avantages de l’e-procurement ?

L’e-procurement offre de nombreux avantages par rapport aux processus d’approvisionnement traditionnels – et cela, pour toutes les entreprises !  Jetez-y un œil ci-dessous :

• Automatiser vos achats : c’est le cœur même de l’e-business. Vous pouvez économiser un temps et des ressources considérables. Votre personnel pourra ainsi se consacrer à des tâches plus stratégiques. En attribuant des rôles et des responsabilités à vos collègues (d’achat), vous pouvez rationaliser complètement le processus d’achat. En outre, ce processus numérisé réduit le risque d’erreurs de commande.
• Bénéficier d’une offre personnalisée : les produits de votre outil d’e-business sont généralement entièrement adaptés au compte de votre entreprise, ce qui permet de bénéficier d’une expérience d’achat personnalisée. Généralement, ne sont affichés que les produits qui vous sont utiles. Facile et pratique !
• Améliorer vos connaissances : l’e-procurement permet à votre entreprise d’avoir une vue d’ensemble de ses processus d’achat. En outre, vous pouvez suivre l’état des commandes avec plus de précision et consulter facilement l’historique.

3. Quelles sont les solutions proposées par RAJA ?

Avec www.rajapack.be, RAJA propose un guichet unique pour tous vos emballages, équipements d’entrepôt et fournitures de bureau. Nos clients peuvent également choisir diverses solutions d’e-procurement, adaptées aux besoins de leurs équipes d’achat.

Bon à savoir : toutes ces solutions peuvent être conçues et intégrées gratuitement par RAJA. Pour ce faire, nous utilisons le Saas (Software as a service), ce qui signifie que vous ne devez installer aucun logiciel. Toutes nos solutions d’e-procurement sont accessibles via le cloud à l’aide d’un navigateur. Vous pouvez choisir parmi les 4 solutions ci-dessous.

► Gestion d’achat via rajapack.be

Cette interface ressemble le plus à l’interface de notre boutique en ligne standard. Elle permet de consulter tous nos produits, de voir vos prix négociés et de simplifier le processus d’achat. Grâce au moteur de recherche intégré, vous pouvez parcourir l’ensemble du catalogue actualisé.

• Idéal pour ceux qui n’utilisent pas encore un outil d’e-procurement.
• Mise à jour automatique des stocks et des prix de RAJA.
• Consultez en ligne vos listes d’achat, vos factures et l’historique de vos commandes.
• Convient aux petites équipes d’achat.

► MyRAJAShop

Cette solution offre tous les avantages de l’e-business, mais dans le cadre de votre compte d’utilisateur habituel sur www.rajapack.be. En utilisant un compte RAJA personnel, vous pouvez constituer une équipe d’achat entièrement numérique et déterminer les processus d’approbation. Ainsi, en tant qu’administrateur ou acheteur principal, vous gardez le budget sous contrôle, de A à Z.

• Idéal pour ceux qui n’utilisent pas encore un outil d’e-procurement.
• Offres de produits personnalisées (toujours mis à jour) et aperçu de vos prix négociés.
• Gestion de budget plus élaborée et mise en place d’un processus d’approbation.
• Convient pour une organisation d’achat structurée.

► Hosted Catalog – catalogue statique

À partir de votre système d’achat multifournisseurs ou de votre ERP, vous accédez à une sélection de produits RAJA à vos tarifs négociés. En fonction de votre processus de validation, vous pouvez ensuite facilement passer commande. Néanmoins, cette solution nécessite un ajustement manuel chaque fois que des prix ou des produits sont mis à jour. C’est pourquoi on parle aussi de « catalogue statique ». En tant que client, RAJA vous fournit un fichier BMEcat, CSV ou Excel que vous devez télécharger dans votre système d’achat.

• Idéal pour ceux qui utilisent déjà un outil d’e-procurement.
• Offre de produits entièrement personnalisés, y compris des tarifs préférentiels.
• Une mise à jour manuelle est nécessaire pour les nouveaux produits ou prix.
• Convient à ceux qui souhaitent normaliser leur processus d’achat multifournisseurs.

► Punch Out Catalog – catalogue dynamique

Punch Out propose une solution dynamique qui fonctionne à partir de votre propre système d’achat ou d’une plateforme multifournisseurs. Au sein d’une telle plateforme, vous aurez accès à une version personnalisée de rajapack.be, où se trouvent toutes vos conditions tarifaires. Contrairement à un hosted catalog, toutes les données RAJA sont mises à jour automatiquement. Vous bénéficiez ainsi d’un environnement d’achat familier et d’un accès direct à un catalogue de produits RAJA, personnalisé et actualisé.

• Idéal pour ceux qui utilisent déjà un outil d’e-procurement.
• Offre de produits entièrement personnalisés, y compris des prix négociés.
• Mise à jour automatique par RAJA des informations sur les produits.
• Convient à ceux qui souhaitent optimiser au maximum leur processus d’achat.

4. Comment l’e-procurement fonctionne-t-il ?

Toutes les étapes du processus d’achat que vous aviez l’habitude de suivre sur papier sont entièrement numérisées grâce à l’e-procurement. Un tel système d’e-business peut donner un aperçu des offres, des processus d’approbation, des transactions, du suivi, des paiements et des rapports. Nous pouvons distinguer deux types de systèmes d’achat : les systèmes selon le type de connexion de l’utilisateur ou selon le type de profil de l’utilisateur.

4.1 Systèmes selon le type de connexion de l’utilisateur

1) Systèmes fermés : dans ce cas, seulement 2 entreprises ont accès au même système afin de pouvoir communiquer et commercer entre elles. Les autres entreprises sont exclues. Cette architecture offre un large éventail de services et s’avère intéressante si vous souhaitez mettre en place une collaboration à long terme avec un seul fournisseur.

2) Systèmes semi-ouverts : ces systèmes sont généralement développés par les grands distributeurs. Dans ce cas, les clients ont accès à un portail sur lequel ils peuvent acheter des marchandises. Les systèmes semi-ouverts sont conçus comme des systèmes buy-side ou sell-side (que vous découvrirez plus loin)

3) Systèmes ouverts : il s’agit des solutions dites « many-to-many ». Dans ce cas, les catalogues de différents fournisseurs sont intégrés dans un système ouvert d’e-procurement. Les fournisseurs peuvent proposer leurs produits et les acheteurs peuvent spécifier leurs besoins en même temps. Il s’agit en quelque sorte d’une place de marché gérée par un tiers.

4.2 Systèmes selon le type de profil de l’utilisateur

1) Système Sell-Side : ce système est également appelé « système de fournisseur », car l’initiative de l’achat vient du fournisseur (une société comme RAJA, par exemple). Le fournisseur fournit la plateforme d’achat que les clients peuvent utiliser. Ce faisant, il détermine à la fois la gamme de produits et les prix. Le fournisseur prend également en charge les coûts de création et de maintenance.

2) Système Buy-Side : il s’agit d’un système créé par le département achats d’une entreprise. L’acheteur peut y formuler des exigences particulières auxquelles un fournisseur, un produit ou un service doit répondre. Ce système est particulièrement utile dans les grandes entreprises, où les volumes d’achat sont importants. Différents fournisseurs ont alors la possibilité de présenter leurs produits dans le système par le biais d’un appel d’offres, par exemple.

3) Système Many-to-Many : ce système est comparable à une place de marché. Une tierce partie indépendante fournira la plateforme et en facturera les coûts. Les acheteurs et les fournisseurs peuvent se connecter à ce système. Étant donné que plusieurs participants utilisent la place de marché, les coûts sont réduits et les acheteurs peuvent facilement comparer les prix des fournisseurs.

A propos de l'auteur

Arne Leën: En tant que responsable de contenu et rédacteur pour RAJA, Arne écrit avec passion sur les emballages, la logistique et bien plus encore. Il inspire ainsi ses lecteurs à faire des choix éclairés et adaptés à leur entreprise.

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