Gestion des achats

La gestion des achats est le processus d'organisation, de planification et de gestion efficace de vos achats. De plus, elle offre la possibilité d'ajouter plusieurs utilisateurs à un compte, ce qui vous permet de déléguer la gestion des achats au sein de votre organisation.

Cela inclut la création d'utilisateurs avec différents rôles (administrateur, approbateur, acheteur) ainsi que, facultativement, l'attribution de budgets et de procédures d'approbation aux acheteurs, ainsi que l'automatisation des approbations et de la budgétisation. L'objectif principal est de présenter de manière rapide et claire les dépenses totales de tous les achats et de simplifier le processus d'approbation et de budgétisation pour vous.

1. 1) Acheteur : les acheteurs peuvent passer des commandes, mais celles-ci doivent éventuellement être approuvées par un utilisateur de niveau supérieur ou passer par un processus d'approbation automatique avant d'être définitivement passées. Ils n'ont pas accès à la création ou à la modification d'adresses ou d'autres informations pertinentes pour l'entreprise et peuvent uniquement consulter leur propre historique de commandes.
2. 2) Approbateur : les comptes des approbateurs ont les mêmes fonctionnalités que les acheteurs, mais ils peuvent également être impliqués dans le processus d'approbation d'autres utilisateurs. Ils n'ont pas accès à la gestion des adresses ou à d'autres informations pertinentes pour l'entreprise.
3. 3) Administrateur : les administrateurs ont tous les droits et fonctionnalités des acheteurs et des approbateurs. Ils peuvent également gérer les adresses, attribuer des budgets et des procédures d'approbation à d'autres utilisateurs, et consulter l'historique des commandes de toute l'équipe.

Lors de la création du premier compte, vous obtenez automatiquement le rôle d'« administrateur ». À partir de ce compte, vous pouvez envoyer une invitation à d'autres personnes pour rejoindre votre équipe d'achat.

Accédez à votre compte d'administrateur -> Gestion des achats.
Cliquez sur "Créer un membre".

Vous pouvez attribuer un rôle à ces personnes ainsi que, facultativement: définir des budgets et créer des procédures d'approbation. Une fois que votre collègue a accepté l'invitation, il fait partie de votre équipe d'achat et vous pouvez le voir dans votre liste de membres.

La personne envoyant l'invitation devient automatiquement l'administrateur du compte de la personne invitée. Par conséquent, la personne qui envoie l'invitation a tous les droits de visualisation et de modification. Il est important de tenir compte de cela lors de la constitution d'une équipe d'achat afin que la répartition des droits se déroule correctement.

La personne recevant l'invitation se voit attribuer un rôle par l'invitant. Cela peut être le rôle d'acheteur, d'approbateur ou d'administrateur (au même niveau). L'attribution du rôle d'administrateur à la personne invitée ne modifie pas automatiquement le rôle d'administrateur de l'invitant.

Seuls les administrateurs peuvent créer et modifier des adresses. Les adresses n'ont pas à être attribuées individuellement. Les acheteurs et les approbateurs peuvent sélectionner une adresse de livraison de leur choix, mais ne peuvent pas la modifier.

(facultative) La fonctionnalité budgétaire permet aux entreprises de définir des limites de dépenses pour des périodes spécifiques, afin que les coûts restent dans des limites déterminées.

(facultatif) Seul un administrateur peut créer, modifier et supprimer un budget.

(facultatif) Les budgets peuvent être définis pour quatre périodes : Annuelle, Trimestrielle, Mensuelle ou Hebdomadaire.

De plus, l'administrateur peut choisir la date de début du budget pour l'aligner sur son exercice fiscal.

Le budget peut être indicatif ou déclencher une demande de validation en cas de dépassement.

(facultatif) Les budgets sont créés par utilisateur. Accédez à votre compte d'administrateur -> Gestion des achats.

Cliquez sur l'utilisateur souhaité. Cliquez sur "Ajouter un budget".

Remplissez les champs et cliquez sur "créer un budget". Remarque : le budget affiché est hors TVA. Lorsque le commutateur "ajouter un processus de validation" est activé, une approbation est nécessaire pour chaque commande une fois que le budget est dépassé.

Le budget créé est visible sur la page de l'utilisateur. Chaque commande validée est ajoutée au solde du budget déjà dépensé.

(facultatif) Un processus d'approbation est un processus de validation de commande dans lequel les commandes sont examinées et approuvées par un ou plusieurs niveaux de responsabilité au sein d'une organisation.

Cette fonctionnalité garantit que les coûts sont contrôlés et respectent les politiques internes.

(facultatif) Seul un administrateur peut créer, attribuer et supprimer un processus d'approbation.

(facultatif) Actuellement, deux types de processus d'approbation sont disponibles :

1. 1) Commandes dépassant un certain montant : lorsque la commande dépasse un montant spécifié, le processus d'approbation est activé et la commande est envoyée pour validation.
2. 2) Budget : lorsque le budget défini est dépassé, le processus d'approbation est activé et la commande est envoyée pour validation.

(facultative) Accédez à votre compte d'administrateur -> Gestion des achats.
Cliquez sur "Créer un processus d’approbation".

Remplissez les champs affichés.

Une fois la configuration faite, cliquer sur ‘enregistrer’ pour voir le processus d’approbation créé

Vous ne pouvez inviter que des personnes avec une adresse e-mail qui n'est pas encore liée à un autre compte personnel sur la boutique en ligne RAJA. Si vous souhaitez tout de même fusionner certains comptes, nous pouvons envisager des solutions ensemble. Veuillez nous contacter au 012 260 280, pendant les heures de travail de 8h30 à 17h.