10 tips voor een beter magazijnbeheer

E-commerce verandert het Belgische online landschap aan een sneltreinvaart. Volgens cijfers van Eurostat bleek dat 21% van de Belgische ondernemingen al een webshop had in 2017. Ook de online consumptie zit in de lift. Volgens BeCommerce werden vorig jaar 86,5 miljoen online aankopen verricht. De B2B-markt is dan zelfs nog niet meegerekend! Hoe breng je je producten nu snel van de fabrikant tot bij de eindklant? Daarbij speelt een efficiënt magazijnbeheer een sleutelrol. Met deze 10 tips laten we zien hoe we in de loop van de jaren ons magazijn hyperefficiënt hebben gemaakt. Het laat ons toe om dagelijks vele honderden grote bestellingen te verzenden naar zeven Europese landen – en dat allemaal binnen de 24 uur.

► 1. Kies een strategie volgens het aantal dagelijkse verzendingen

De eerste les is waarschijnlijk geen verrassing: de omvang van je bedrijf is bepalend voor je strategie. Wees er in de eerste plaats van op de hoogte hoeveel bestellingen er dagelijks moeten worden verwerkt. Pas daarna kies je een van de volgende onderstaande logistieke strategieën.

► 2. Optimaliseer de werkomgeving

• Beperk het aantal verplaatsingen: lokaliseer en identificeer je producten eenvoudig en snel met bijvoorbeeld magazijnetiketten. Als je dit overzichtelijk en logisch opstelt, werk je elke picking route vlot af.
• Verplaats zware orders efficiënt: rust je magazijn uit met transportbanen, vorkheftrucks en transpalletten en vermijd zo veel lichamelijke ongemakken voor je werknemers.
• Investeer in hoogwaardige apparatuur zoals barcodescanners, computerschermen en een slim warehouse management system (WMS). Een WMS onthoudt waar de juiste producten liggen en voorkomt zo fouten gedurende het volledige proces. Bekijk in deze video hoe we zelf gebruik maakten van een krachtig en intelligent WMS:

► 3. Baken je magazijn af in zones

Als je je magazijnruimte niet correct benut, wordt de wanorde je al snel te veel. Pas daarom de volgende tips toe:

• Zorg dat alle producten genummerd zijn en leg vaste paden aan die de werknemers gemakkelijk tot bij het juiste product brengen.
• Baken je magazijn visueel af. Creëer een buffervoorraadzone, opslagruimten, aankomst- en verzendzones en transportzones. Hiervoor gebruik je bijvoorbeeld signalisatietape die je op de muren of de vloer kunt kleven.

► 4. Automatiseer je verpakkingsproces

Verpak je meer dan 15 bestellingen per dag, dan is het de moeite waard om een verpakkingsmachine in te schakelen. Machines helpen je om zeer snel opvulmateriaal te produceren en om je pakketten eenvoudig te sluiten. Weet je niet welke machines er allemaal bestaan? Geen probleem! Download hier onze gids voor verpakkingsmachines en –systemen en wordt zelf een echte expert.

► 5. Creëer een voorraad voor je bestsellers

Elk bedrijf heeft wel bepaalde producten die altijd snel de deur uitvliegen. Deze zorgen voor een hoge omzet en zijn dus heel belangrijk. Creëer daarom een voorraadruimte speciaal voor deze producten. Voorzie deze ruimte bij voorkeur dicht bij de verpakkings- en verzendzone en win zo veel tijd.

► 6. Verwerk je producten volgens hun logistieke eigenschappen

Verbeter je magazijnbeheer door je goederen te ordenen volgens hun eigenschappen:

• Zware of omvangrijke producten: deze vragen een speciaal beheer waarbij waarschijnlijk transportmachines aan te pas komen. Zorg er dus voor dat er rondom de opslagplaatsen voldoende beweegruimte is voorzien hiervoor.
• Verse producten: deze sla je allemaal best tezamen op in een gekoelde ruimte.
• Gepersonaliseerde producten: voorzie hiervoor een aparte ruimte want deze producten worden waarschijnlijk niet meer in je magazijn opgeslagen. Ze gaan best rechtstreeks van de transitzone naar het verpakkingsstation en zo naar je klant.

► 7. Doe aan cross docking

Bij cross docking worden goederen die je ontvangt niet meer opgeslagen in een magazijn maar onmiddellijk klaargemaakt voor verzending. Hiermee win je heel wat opslagruimte en zeg je vaarwel tegen deadlines en tijdrovende verplaatsingen. Deze techniek is handig bij gepersonaliseerde producten die je rechtstreeks van de fabrikant ontvangt.

► 8. Verwerk gelijkaardige producten tegelijkertijd

Hiermee win je aanzienlijk op je picking tijd. Als je logistieke systeem meerdere items van hetzelfde product registreert, kan je ze tegelijkertijd ophalen – ook al gaat het om bestellingen van verschillende klanten. Zo vermijd je makkelijk onnodige verplaatsingen.

► 9. Spoor voorraadtekorten tijdig op 

Het beheren van voorraadtekorten blijft een hoofdbreker voor veel logistieke verantwoordelijken. Deze tekorten verstoren de productieketen en leiden onherroepelijk tot klantontevredenheid. Start daarom, samen met de klantenservice en de verkoopteams, een geautomatiseerde procedure op. Meestal gaat het hier om een automatische e-mailwaarschuwing wanneer een bepaald product terug in voorraad is.

► 10. Voer regelmatig kwaliteitscontroles uit

Foutieve bestellingen worden door de klant niet gewaardeerd. Het is een grote uitdaging om deze fouten zoveel mogelijk te vermijden. Een bestelling moet bij aankomst, het picken, verpakken en verzenden daarom best worden gecontroleerd. Voer deze controle uit met een barcodescanner zodat je onmiddellijk weet of het product wel aan de juiste klant of bestelling werd gekoppeld. Je zal snel zien dat het aantal vergissingen drastisch daalt.

Over de auteur

Arne Leën: Als content marketeer en copywriter voor RAJA schrijft Arne met passie over verpakkingen, logistiek en meer. Zo inspireert hij lezers tot weloverwogen keuzes op maat van hun bedrijf.

Lees meer