Een clean desk in 7 stappen
4 min. leestijd
23 juli 2020
Stap jij ’s morgens soms ook je kantoor binnen met de gedachte “welke orkaan heeft hier huisgehouden?”… Overal slingeren vellen papier rond, vind je verdwaalde pennen, stiften, post-it’s, enz. Tijd dus om op te ruimen? Laat de moed dan niet in je schoenen zakken. Ontdek hier de voordelen van een clean desk en met welke 7 tips je snel orde op zaken kan stellen.
De voordelen van een clean desk
- Mentale rust: rommel vraagt veel meer van ons werkgeheugen en dat maakt ons moe. Onderzoek toont aan dat een opgeruimd bureau ons meer gemoedsrust bezorgt en de productiviteit dus verhoogt.
- Hygiëne: een opgeruimd bureau maakt het je schoonmaakploeg een stuk gemakkelijker. Een clean desk wordt sneller én grondiger schoongemaakt.
- Flexibiliteit: in de toekomst zullen er altijd minder werkplekken dan personeel zijn. Een clean desk policy maakt het dan eenvoudiger om flexibel te werken.
- Vertrouwelijkheid: in een opgeruimd bureau loop je minder het risico dat gevoelige en officiële documenten rondslingeren en daardoor in verkeerde handen zouden terechtkomen.
Zeven tips voor een clean desk
► Tip 1: Durf weg te gooien
Wat heb je nodig? ⇒ Vuilnisbakjes, papierbakken en papierversnipperaars
“Ruim je bureau regelmatig op” is hier de boodschap. Zorg daarom dat je altijd een vuilnisbakje of papierbak in de buurt van je bureau hebt staan. Met confidentiële documenten neem je best geen risico’s: een papierversnipperaar is dan de veiligste oplossing. Ook in het kader van de GDPR-wetgeving is een papierversnipperaar een onmisbare tool geworden. Voor documenten en spullen die je niet mag weggooien, kan je verdergaan naar tips 2 en 3.
► Tip 2: Archiveer je ongebruikte spullen en papier
Wat heb je nodig? ⇒ Archiefdozen en opbergdozen
Verouderd promotiemateriaal, achterhaalde documenten of ongebruikte relatiegeschenken: laat ze niet langer rondslingeren op je bureau maar ruim ze op. Spullen en documenten die je niet meer gebruikt creëren onnodige rommel en nemen veel werkruimte in. Less is more – dus sla alles op in archiefdozen of opbergdozen.
► Tip 3: Organiseer je workflow
Wat heb je nodig? ⇒ Sorteerbakjes en ladenblokken
Hoewel er steeds meer digitaal wordt gewerkt, belanden heel veel documenten en poststukken nog altijd in papieren vorm op je bureau. Die papieren documenten orden je best onmiddellijk in sorteerbakjes of ladenblokken. Organiseer je workflow door elke taak in een andere sorteerbak onder te brengen: to do, in progress, done, te klasseren, enz.
► Tip 4: Plan en orden je taken
Wat heb je nodig? ⇒ Whiteboards, flip-overs en post-it’s
Wil je een clean desk, dan vermijd je best een papieren onderlegger op je bureau. Je notities zijn dan altijd in beeld en blijven om je aandacht schreeuwen. Zorg er daarom voor dat je notities, taken en planningen centraliseert op één plek in je kantoor. Een whiteboard en/of flip-over is bijvoorbeeld een goede oplossing. Door post-it’s te gebruiken kun je elke taak trouwens nog makkelijker ordenen en opvolgen.
► Tip 5: Bind en hecht losse spullen samen
Wat heb je nodig? ⇒ Elastieken, nietmachines en inbindmachines
Zorg dat op je bureau enkel de noodzakelijke spullen liggen. Al de rest berg je best op. Dat gaat makkelijker door bijvoorbeeld ongebruikte pennen en markeerstiften samen te binden met een elastiek; of door een stapel losse papieren samen te hechten met een nietmachine. Grotere dossiers (tot 120 vellen papier) kun je samenbinden met een inbindmachine. Dat levert je onmiddellijk een verzorgd en professioneel resultaat op.
► Tip 6: Orden je dossiers
Wat heb je nodig? ⇒ Mappen, ordners, tabbladen en bladwijzers
Ben je volop aan het opruimen? Breng de belangrijke documenten die je tegenkomt dan samen in 1 map of ordner. Met gekleurde ordners, bladwijzers en tabbladen deel je al je documenten overzichtelijk in volgens hun thema, auteur, publicatiedatum, enz. Zo vind je nadien alles ook weer snel terug.
► Tip 7: Hou je bureau schoon
Wat heb je nodig? ⇒ Poetsmateriaal voor bureau
Nadat je er zoveel moeite hebt ingestoken om tot een opgeruimd bureau te komen, wil je die clean desk natuurlijk ook zo houden. Maak er daarom een gewoonte van om je bureaumateriaal regelmatig schoon te maken met de geschikte poetsmiddelen. Zo zijn er bijvoorbeeld spuitbussen voor je toetsenbord of vochtige doekjes voor je computerscherm, tablet en muis. Ook dat brengt weer de nodige rust in je hoofd.
