Destructeurs de documents : indispensables au RGPD ?

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Ce n’est plus un secret pour personne : les destructeurs de documents amènent plus de propreté et de discrétion au bureau. De fait, ils vous permettent de détruire, sans aucune difficulté, une grande quantité de documents confidentiels. Un tel appareil est un vrai must dans chaque entreprise, et encore plus certainement après l’adoption de la nouvelle législation du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) de mai 2018. Avez-vous déjà d’ailleurs marqué le 25 mai dans votre agenda ? Êtes-vous préparé ? Ou voulez-vous peut-être prendre des mesures supplémentaires ? Si oui, opter pour un destructeur de documents est alors une excellente idée.

1. Ce que les destructeurs de documents peuvent faire pour vous et le RGPD

Si vous n’êtes pas encore au courant de la législation sur le RGPD, nos experts récapitulent brièvement le tout, rien que pour vous.¹Le 25 mai 2018, le RGPD, ou Règlement Général sur la Protection des Données, prend effet dans toute l’Europe. Cette législation sur la vie privée garantit une meilleure gestion et protection des données à caractère personnel. Dès cette date, chaque entreprise devra montrer quelles données à caractère personnel sont préservées, comment elles sont utilisées et comment elles sont protégées.

Le RGPD est d’application pour toute entreprise qui traite des données à caractère personnel de citoyens de l’Union Européenne. Cette nouvelle législation européenne et notre législation sur la vie privée belge se ressemblent beaucoup. Néanmoins, il y a quelques nouveautés que vous devez absolument connaître. Ces nouveautés portent sur les 4 sujets ci-dessous :

► La transparence : les entreprises doivent informer leurs clients sur la façon dont les données sont préservées et traitées.

► La transmission des données : les clients doivent pouvoir transférer leurs données d’un prestataire de services à un autre.

► Les fuites de données : les entreprises sont obligées de rapporter une fuite de données dans les 72 heures, sauf si elles peuvent prouver qu’il n’existe aucun risque concernant la violation de la vie privée d’autrui.

► Le droit à l’effacement : les données à caractère personnel doivent être supprimées lorsqu’un tiers en fait la demande et qu’il n’y a pas de contre-argument valable.

Les destructeurs de documents sont des machines extrêmement utiles dans ce contexte. Vous ne pouvez pas conserver vos documents papier plus longtemps que ce qui est légalement nécessaire ou nécessaire dans l’exercice de vos fonctions. Avec l’aide d’un destructeur de documents, vous rendez vos documents confidentiels inutilisables et évitez que les données à caractère personnel de vos clients, ou même les vôtres, ne finissent entre de mauvaises mains.

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2. Quels sont les avantages d’un destructeur de documents ?

► Détruisez vos documents confidentiels rapidement. Les destructeurs de documents coupent en une seule fois plusieurs feuilles de papier ou bien en bandes droites (coupe droite) ou bien en confettis (coupe croisée). Après sa destruction par la machine, le document Original sera impossible à reconstituer. Avec un destructeur de documents au bureau, vous pourrez dormir sur vos deux oreilles : vos documents confidentiels seront inutilisables par des tiers.

► Détruisez non seulement du papier, mais aussi des CD, des cartes de crédit, des trombones ou des agrafes. Les destructeurs de documents sont de véritables multitâches qui peuvent facilement détruire d’autres matières également. Ne vous souciez donc plus des trombones ou agrafes restantes sur vos documents, détruisez tout en une seule fois ! Grâce à la fonction « marche arrière » ou encore à la fonction « retour », vous pourrez facilement récupérer un papier bloqué ou prévenir ce problème.

► Peu énergivore et silencieux. Le destructeur de documents est également peu énergivore. Grâce à sa fonction « marche-arrêt » automatique, l’appareil se met en veille dès qu’il n’est plus utilisé. Certains destructeurs de documents sont aussi super silencieux et ne dérangent donc pas la vie du bureau.

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3. Quel destructeur de documents dois-je choisir ?

Utiliser un destructeur de documents est simple comme bonjour. Insérez tout simplement le papier dans la fente et laissez le destructeur faire le reste. La machine coupe alors vos documents en bandes droites ou en confettis. Il sera alors impossible, même pour le meilleur cruciverbiste, de reconstruire vos documents. Les confettis garantissent le meilleur niveau de sécurité qu’il soit – et cela est également valable dans le cadre du RGPD.

Choisissez le meilleur destructeur de documents sur base de la quantité de papiers que vous détruisez chaque jour. Nos experts en emballage vous conseillent ces 3 options :

	HSM® C16 Modèle coupe droite ou croisée	HSM® B32 Modèle coupe droite ou croisée	Fellowes Powershred 99Ci Modèle coupe croisée
Type de coupe	Droite : 18 feuilles Croisée : 8 feuilles	Droite : 30 feuilles Croisée : 19 feuilles	Croisée : 18 feuilles
Taille de coupe (en mm)	Bandelettes : 5,8 Confettis : 4 x 25	Bandelettes : 5,8 Confettis : 4,5 x 30	Confettis : 4 x 38
Contenance	25 litres	82 litres	34 litres
Dimensions (L x P x H)	37 x 26 x 46 cm	50 x 31 x 80 cm	29 x 44 x 64 cm
Poids	Modèle coupe droite : 4 kg Modèle coupe croisée : 4,5 kg	Modèle coupe droite : 25,5 kg Modèle coupe croisée : 27 kg	16,5 kg
Puissance	300 W	500 W	460 W
Avantage	Modèle compact	Plus de modilité grâce aux roulettes	Modèle silencieux