Zo maak je met een schoon magazijn écht het verschil

Hoe regelmatig maak jij je magazijn grondig schoon? Want een werkruimte die er spik en span uitziet, is belangrijker dan je zou denken. Hoe dat precies zit, lees je allemaal in dit artikel. We verzamelden voor jou de 5 belangrijkste voordelen van een schoon magazijn en laten je kennis maken met de Japanse 5S-methode. Zo wordt schoonmaken voor jou een eenvoudige routine zoals alle anderen. Schoon en meedogenloos? Het zal wel zijn!

1. Veiligheid: safety first!

Als eerste en een van de meest belangrijke topics van deze top 5: veiligheid in het magazijn. Naast een goede persoonlijke bescherming en ergonomie verlaagt een schoon magazijn het risico op werkgerelateerde ongelukken. Uitglijden, struikelen, vallen… het is zeker en vast een lang (en gevaarlijk) lijstje. Door je magazijn regelmatig schoon te maken vermijd je vloeistoffen op de vloer en rondslingerend afval.

De algemene gezondheid en persoonlijke bescherming van je werknemers staat natuurlijk ook voorop. Beperk hun blootstelling aan stof of vuil om beroepsziekten en ademhalingsproblemen te voorkomen. Dit zorgt voor een gezondere werknemer en minder ziekteverzuim.

Afvalophoping van ontvlambare materialen – zoals papier en karton – verhoogt op zijn beurt het brandrisico. Hou daarom je magazijn altijd schoon en opgeruimd, zodat de kans op brand minimaal blijft. Heel belangrijk voor de veiligheid van zowel werknemers als goederen in het magazijn. Een hogere veiligheid leidt trouwens niet alleen tot minder ongevallen, verwondingen of beroepsziektes op de werkvloer. Je vermijdt ook potentiële kosten voor compensatie en revalidatie. Better safe than sorry!

2. Een schone workflow via een schoon magazijn

Een georganiseerd en kraaknet magazijn zorgt ook voor een geconcentreerde magazijnier. En wie ‘geconcentreerd’ zegt, bedoelt natuurlijk ook ‘productief’. Zonder de obstakels van rommel of afval navigeren magazijniers sneller doorheen het magazijn. Ze krijgen makkelijker toegang tot materialen en gereedschappen, waardoor ze hun taken efficiënter kunnen uitvoeren. Daarom heeft dit een positieve impact op de logistieke productiviteit. Met een schoon magazijn verwerken bedrijven sneller klantorders en voldoen ze beter aan hun leveringstermijnen.

Bovendien geeft een nette en georganiseerde omgeving een boost aan het moraal van je werknemer. Medewerkers voelen zich gewaardeerd en gemotiveerd in een schone werkplek, wat leidt tot hogere prestaties en een positieve bedrijfscultuur. Dit helpt ook talent aan te trekken en te behouden.

3. Bescherm je magazijngoederen en -uitrustingen in een schoon magazijn

Stof, vuil en ander afval kunnen ernstige schade toebrengen aan magazijngoederen en -uitrustingen. Dat zorgt voor prijzige problemen zoals reparaties of vervanging. Daarbovenop brengt een onbruikbare machine je dagelijkse logistieke flow in gevaar. Ook dát kan weer leiden tot extra (onvoorziene) kosten. Regelmatig reinigen zorgt er niet alleen voor dat je de levensduur van verpakkingsmachines verlengt, ze blijven ook langer in topconditie. Net als verpakkingsmachines halen opgeslagen goederen ook voordeel uit een schoon magazijn. De opslag van gevaarlijke stoffen, farmaceutische producten of voedingsmiddelen vereist bijvoorbeeld extra voorzichtigheid.

► Sorteren (seiri: 整理)

De beschikbare ruimte van een magazijn is beperkt en zeer waardevol. Daarom werp je bij de eerste stap een kritische blik op de volgende topics:

Op basis van deze vragen elimineer je overbodige zaken die beschikbare ruimte innemen op de werkvloer. De voordelen? Minder rommel, minder afleiding, minder tijdsverspilling, meer ruimte én meer toegankelijkheid. Door de overbodige zaken uit te sorteren kan je je volledig focussen op de waardevolle zaken.

► Schikken (seiton: 整頓)

Na het sorteren en verwijderen van overbodige items gaat stap 2 van start. In deze fase organiseer je de overgebleven items zo efficiënt mogelijk. Zoek een logische en makkelijk toegankelijke plek voor elk item, zodat je geen tijd verspilt met zoeken. Werkmaterialen, gereedschappen of belangrijke documenten krijgen een strategische locatie toegewezen om een optimale workflow te garanderen.

► Schoonmaken (seisō: 清掃)

Bij stap 3 zoomt Japan in op het belang van een schoon magazijn. Simpelweg stof afnemen is slechts het begin van een grondige schoonmaak. Het is de bedoeling om de volledige werkruimte grondig te reinigen: machines, apparatuur, vloeren én andere werkoppervlakken. Regelmatig reinigen zorgt niet alleen voor een aangenamere werkomgeving, maar helpt ook lekkages, slijtages of defecten vroegtijdig te identificeren.

Een magazijn schoonmaken is voor hen een dagelijkse taak en is daarbij onderdeel van een algemeen schoonmaakplan voor installaties. Net daarom zijn de magazijniers essentieel voor dit systeem. Hoe implementeer je dit? Dat wordt duidelijk in de volgende stappen.

► Standaardiseren (seiketsu: 清潔)

De organisatie van een magazijn sluit nauw aan bij de inrichting van een magazijn. Waarschuwingsborden en markeringen bevorderen de distributie van goederen en het gebruik van machines. Door verschillende magazijnzones makkelijk identificeerbaar te maken, zorg je voor een duidelijke afbakening van werkplekken, gangpaden, intern verkeer en opslagzones. Daarbovenop zijn best practices en duidelijke richtlijnen essentieel om de eerste 3 stappen van de 5S-methode te handhaven. Deze standaardisatie helpt werknemers bij het volgen van de correcte hygiëneprocedures.

► Standhouden (shitsuke: 躾)

De laatste stap legt de focus op discipline, een groot onderdeel van de Japanse werkcultuur. Men cultiveert een mindset waarbij iedereen zich verantwoordelijk voelt om de standaard te handhaven of te verbeteren. Met training en motivatie wordt de 5S-methode een integraal onderdeel van de dagelijkse routine in het Japanse magazijn – en misschien ook wel in dat van jou?

4. Profiteer van een nauwkeurig voorraadbeheer

Voor dit vierde voordeel focussen we op de fysieke voorraad in je magazijn. Je voorraden goed up to date houden is essentieel voor de werking van je bedrijf. Afhankelijk van je magazijnomvang kan deze voorraadcontrole nog een handmatig telproces zijn dat de samenwerking van veel medewerkers vereist.

Door de fysieke voorraad te tellen kan je op tijd voorraadtekorten en -overschotten inschatten en vermijden. Daarom is een goede organisatie het beste plan van aanpak… en dat start met een schoon en opgeruimd magazijn. Want in een schoon magazijn krijg je een realistisch beeld van de voorraad, waardoor de voorraadbeheer en -planning veel gemakkelijker verloopt.

5. Een schoon imago via een schoon magazijn

De staat van het magazijn reflecteert direct op het professioneel imago van een bedrijf. Een goed onderhouden magazijn geeft bijvoorbeeld een positief signaal aan klanten, leveranciers en bezoekers. Hygiëne en veiligheid wekken tenslotte vertrouwen op.

Een magazijn dat systematisch onderhouden wordt, suggereert ook dat het bedrijf zorg draagt voor haar goederen. Dit geeft klanten en partners het vertrouwen dat hun producten met de grootste zorg worden behandeld en opgeslagen. Daarmee toon je dat jouw bedrijf waarde hecht aan kwaliteit en professionaliteit. Want bij wie valt een schoon magazijn nu niet in goede aarde?

* Sommige afbeeldingen in dit blogartikel zijn gegenereerd door AI.

Over de auteur

Arne Leën: Als content marketeer en copywriter voor RAJA schrijft Arne met passie over verpakkingen, logistiek en meer. Zo inspireert hij lezers tot weloverwogen keuzes op maat van hun bedrijf.

Lees meer